Comment contrôler les employés distants

Le contrôle des employés est l’une des choses les plus ennuyeuses au monde. Et s’ils sont également éloignés, c’est un «mal de tête» supplémentaire. Ni la direction apprécie le processus («ce serait beaucoup plus facile si tout le monde travaillait dans un bureau sans lien de dépendance»), ni les employés eux-mêmes qui établissent des rapports sur le temps passé «utilement».

C’était le cas dans une masse importante d’entreprises il y a quelques années, mais aujourd’hui des processus qui n’apportent ni bénéfice ni plaisir se meurent. Les volumes de tâches achevées, leur efficacité et le respect des délais sont mis en avant.

Dans le même temps, le nombre de tâches à distance dans le monde est en constante augmentation. Est-il possible de contrôler efficacement les employés distants, et afin que le processus ne cause pas d’irritation aux gestionnaires ou aux spécialistes? A donné une réponse à cette question et identifié plusieurs étapes de base sur ce chemin – Dmitry Kostomarov, entrepreneur et business angel.

1. Choisissez le bon personnel

Que veut-on dire ici? La partie du personnel qui travaille à distance pour vous devrait être capable de telles activités. Gérer des employés orientés vers les valeurs de l’ère industrielle est pratiquement impossible sans la participation physique et la présence du patron. Votre contingent dans ce cas est des personnes ayant une grande capacité d’auto-organisation, d’auto-motivation, capables de travailler efficacement (selon les tâches) et dans le respect des délais, indépendamment des circonstances externes.

2. Interagir et contrôler

Si vous trouvez des personnes aptes au travail à distance, la question se pose de savoir comment définir efficacement les tâches pour elles, voir comment elles sont accomplies et surveiller généralement les employés à distance. Il existe différents systèmes pour cela..

Par exemple, considérez le travail d’un représentant commercial dans n’importe quel territoire. Il s’agit d’une des professions qui, à l’ère industrielle, exigeait beaucoup d’indépendance et d’initiative. La fixation d’objectifs stratégiques, la présentation des KPI ont historiquement eu lieu dans le cadre de briefings. Des annonces ont été faites lors des réunions d’équipe et les résultats y ont été résumés. Maintenant, tout est emballé dans des appareils mobiles personnels, avec de brefs briefs interactifs avec un test de compréhension. Il s’agit d’une nouvelle classe de logiciels: le système de gestion des effectifs, dont le premier représentant en Russie fait l’objet de mes investissements – Equio.
L’automatisation des commerciaux a commencé il y a longtemps et a donné naissance à une classe de systèmes appelée SFA (Sales Force Automation, Sales Automation). Ces solutions vous permettent de collecter des commandes, de générer des documents. Les systèmes SFA ont acquis depuis longtemps le contrôle automatique de la géolocalisation, ils sont en mesure de suivre les itinéraires, la durée des visites, de collecter et de traiter les informations sur les commandes, d’aider à planifier les expéditions, d’émettre des factures et de contrôler les paiements.

3. Planifiez ensemble

Le contrôle à distance des employés n’est pas sans planification. Les réunions d’équipe ne sont plus nécessaires lorsqu’il existe des systèmes qui utilisent les capacités des appareils mobiles pour attribuer et ajuster les tâches, motiver les employés. Les solutions de la classe CRM (Customer Relationship Management, Customer Relationship Management) facilitent la planification du travail avec les clients.

Et les quelques fonctions de leadership personnel et de planification sont mises en œuvre dans des systèmes de définition de tâches conjointes, tels que ToDoIst et ses analogues. En raison d’un nombre suffisant de solutions fonctionnelles pratiques, les représentants commerciaux et les travailleurs d’autres régions ont la possibilité d’agir comme des « unités de combat » indépendantes qui ne sont pas liées au bureau..

4. Constituer des équipes selon le principe du concepteur

Dans les domaines du design, c’est encore plus intéressant. Aujourd’hui, il n’est pas nécessaire d’avoir un personnel gonflé de spécialistes, dont certains ne travaillent en force que de temps en temps. Vous pouvez embaucher des employés partagés pour des projets et constituer des équipes sur la base du constructeur.

Les logiciels Trello et MeisterTask, par exemple, vous permettent de gérer non seulement votre propre personnel, mais également de constituer des équipes de spécialistes de différentes sociétés. MeisterTask utilise un kanban (un système d’organisation de la production et de l’approvisionnement qui vous permet de mettre en œuvre le principe du «juste à temps») pour ce tableau, où les «feuilles de tâches» se bloquent, lorsque vous cliquez dessus, les informations internes du projet, les contacts, le fil d’actualité, le chat sont ouverts, tous les documents nécessaires sont stockés . Dans de tels systèmes, les informations importantes ne sont pas perdues, vous n’avez pas besoin de rechercher des lettres sur la tâche et de conserver des enregistrements séparés pour le projet.

5. Interagissez efficacement

SCRUM est venu à la rescousse des affaires ordinaires. Il est basé sur le principe d’un mouvement continu vers un résultat commun à travers la réalisation obligatoire de tâches à court terme, à partir desquelles tout le reste est composé. SCRUM implique de brefs briefings obligatoires pour définir les tâches, de courtes séances de débriefing et le refus de «débriefing» si cela ne fonctionne pas, en se concentrant sur la façon de régler la situation, et non sur qui est à blâmer. La philosophie positive de SCRUM, combinée aux solutions technologiques dont nous avons discuté ci-dessus, augmente la productivité au moins une fois et demie, et vous permet de réagir de manière flexible à la situation, d’agir selon les circonstances.

6. Changer l’approche

Mais la principale question à laquelle est confrontée toute entreprise qui a décidé d’utiliser activement des formes d’interaction à distance, de réduire la charge sur les bureaux, de devenir plus mobile et flexible, ne réside pas dans le plan informatique. L’essentiel est de comprendre comment gérer les changements dans les têtes, non seulement des employés ordinaires, mais aussi des managers. Le personnel, en particulier mobile et / ou distant, devrait bénéficier d’une plus grande liberté ainsi que d’une plus grande responsabilité. Et travaillez en vous concentrant sur le résultat. C’est l’un des points les plus importants qui vous permettra de mettre en œuvre le contrôle correct des employés distants et de travailler normalement avec eux..

Un fait intéressant: la direction du bureau de représentation russe d’un grand fournisseur de télécommunications, apprenant que les employés de bureau qui doivent passer des heures strictement réglementées sur leurs murs de travail, passer des heures sur les réseaux sociaux, a bloqué l’accès aux plateformes les plus populaires. Que s’est-il passé ensuite? C’est vrai, à peu près au même moment, il a commencé à être dépensé pour de nombreuses pauses-café, pauses, voyages au salon de manucure et au style (un salon de beauté fonctionnait dans le centre d’affaires). Mais presque aucun des employés n’était en retard au début de la journée de travail. C’est compréhensible – même pour des retards de cinq minutes, une amende en dollars a été prévue. Dans le même temps, si la direction n’évaluait l’efficacité que par tâches, et non par le temps passé «à l’intérieur et à l’extérieur» au bureau, il serait beaucoup plus intéressant pour les employés de travailler.

Si vous brisez l’obstacle principal, le reste fonctionnera. Pour comprendre que le travail n’est pas du trafic, mais le résultat, visualisez par vous-même chacune de vos actions dans le processus et sa valeur. À un moment donné, ce simple exercice m’a aidé à comprendre que 80% de mon trafic est une interaction sans signification avec d’autres personnes..

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