Gestion des enregistrements RH dans une organisation ou une entreprise – tenue de registres du personnel et du flux de travail

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La définition générale indique que la gestion des RH est le processus de traitement de la paperasse pour le personnel. Ce sujet est pertinent pour les entrepreneurs individuels et les personnes morales. La paperasse a des normes législatives strictes, et les règles décrites doivent être prises en compte par tous les gestionnaires et les services des ressources humaines des entreprises. Avec l’aide de l’administration RH, il sera possible d’optimiser le processus de gestion du personnel, d’organiser le travail de chaque équipe et de simplifier la procédure de reporting.

Qu’est-ce que l’administration des RH

Les bases de la gestion des ressources humaines comprennent l’ensemble du processus de rédaction des documents, leur achèvement, les rapports sur le personnel qui travaille dans l’entreprise. Chaque publication a force de loi, y compris celles qui sont formées sur la base de la demande du salarié. La production de personnel est souvent engagée dans la production de personnel, dont les fonctions sont un tel travail de personnel:

  • paie;
  • enregistrement des vacances, congés de maladie;
  • préparation des certificats.

Buts et objectifs

Les buts et objectifs de ce service du personnel sont les suivants:

Direction du travail

Tâches des employés

Comptabilité, enregistrement, contrôle

Tenir des registres du nombre d’employés, inscription au travail, licenciement

Règlement du travail

Familiarisation avec les fonctions, le choix du lieu de travail, des locaux

Coordination, formation

Organisation de cours, formation, formation avancée, recyclage, vérification des performances

Travailler avec des documents

Les spécialistes de ce département sont impliqués dans la compilation des papiers, livres, horaires de travail tenir un registre, rapport

Organisation

Organisation des activités selon les instructions

Réglementation légale

Le travail du personnel est réglementé par un certain nombre de lois et ordonnances réglementaires et un ensemble de règles au niveau régional ou étatique. Le non-respect des exigences spécifiées dans le cadre réglementaire constitue une violation. Les principaux actes réglementaires pour la production de personnel:

  • réglementation de l’État sur les livres du travail (2003);
  • les règles de gestion de bureau et de gestion documentaire de 2009;
  • manuel de documentation fédéral pour les employés;
  • exigences générales approuvées par arrêté ministériel.

Les gens travaillent avec des documents

Le cadre juridique de l’entreprise

Dans chaque entreprise, une série de documents est utilisée pour réglementer le travail de tout le personnel. La circulation des documents et leur préparation s’effectuent conformément aux instructions, cadre réglementaire prescrits ci-dessus. Le cadre juridique de l’entreprise est divisé en cinq catégories clés, réglementées par des ordres internes de l’entreprise:

  • charte d’entreprise;
  • horaire de travail;
  • normes de protection des données personnelles;
  • protection du travail (réglementée par décret fédéral sur les archives);
  • horaire de travail du personnel (et documents de dotation).

Gestion des documents RH dans l’organisation

Les systèmes de comptabilité unifiée des valeurs mobilières dans les entreprises sont divisés en trois catégories principales, parmi lesquelles les règlements internes, les effectifs et les règlements sur la rémunération. La première catégorie comprend le chiffre d’affaires des titres sur l’horaire de vacances, en remplissant des documents sur l’horaire de travail. Le deuxième paragraphe est plus global et contient une disposition sur la préparation des contrats et des documents comptables. Le règlement sur la rémunération du travail régit toutes les questions concernant le paiement du salaire, des primes, des congés de maladie, des congés et des indemnités de licenciement en cas de licenciement.

La dotation sous forme de T-3

La dotation en personnel sous la forme de T-3 est un type unique de papier qui décrit la structure entière du personnel dans l’entreprise ou l’entreprise. Les colonnes contiennent des données sur le nom complet, le poste de l’employé, l’unité où il est répertorié. Selon les normes normatives et législatives, le salaire officiel d’un spécialiste y est prescrit. Tout changement dans le processus d’inscription doit être prescrit par le service de comptabilité dans ce tableau d’effectifs conformément au formulaire T3. Les instructions de remplissage contiennent toujours des recommandations pour chaque colonne. Le document total comprend 5 points d’information.

Horaire de travail

Un horaire de travail est un document qui approuve la routine quotidienne d’un spécialiste. Le workflow est régi par le planning du responsable. Il comprend des éléments sur la nécessité de procéder à une inspection conformément à la législation en vigueur, sur le déjeuner et les pauses, sur les rapports. Dans certaines entreprises, le commis exige un rapport chaque semaine ou chaque mois (le document doit être confirmé par les signatures de l’employé et du chef d’entreprise après vérification). Le plan, le calendrier sont formés pour la future période de travail. Suivi du temps des employés.

Contrat d’embauche

Un contrat de travail est un document de type civil établi entre un futur salarié et un employeur. Les formulaires types pour ce type de document ne sont pas supposés, et l’accord est rempli dans un formulaire gratuit indiquant les qualifications (postes) et la période de travail. Le résultat nécessaire y est également écrit. Selon les normes juridiques, ce type de document est très similaire à un document contractuel, car il prescrit le résultat final des travaux, et non sa structure. Pour le licenciement d’employés, il suffit de finaliser avant l’expiration du contrat.

Ordres du personnel

La réintégration des salariés en poste, l’admission des spécialistes au travail se font selon les ordres du personnel. Ce type de document prescrit la nomination de personnel pour le poste et les autres mouvements de spécialistes dans les départements. Dans l’élaboration des instructions et des ordres, les employés du service du personnel et les cadres supérieurs participent. Les décisions locales sont prises par les chefs d’entreprise / administrateurs. Les commandes ont une forme unique, elle est établie par le cadre réglementaire. Par la durée de vie du papier doit être dans le service de comptabilité ou dans le service du personnel pour un maximum de cinq ans ou plus (selon le type de commande).

Les descriptions d’emploi

Descriptions de poste – il s’agit d’un document qui prescrit la responsabilité des parties (employé et employeur), et contient également des informations sur les instructions et les devoirs d’un spécialiste particulier dans le poste qu’il occupe. Ils sont confirmés par le sceau de l’organisation et la signature de la personne responsable. Ce document nécessite trois exemplaires. L’un reste au service du personnel, l’autre à l’exécuteur testamentaire et le troisième au directeur ou à l’administrateur d’un service particulier. Le but de cette commande est d’optimiser les processus de gestion du personnel dans l’entreprise.

Un homme donne un stylo à un autre homme

Comment organiser le travail de bureau dans le service du personnel

La bonne conduite de la gestion des dossiers personnels implique un haut niveau de responsabilité. Les employés du service du personnel doivent s’assurer que les dates de signature correspondent aux dates réelles. Vous pouvez confier la maintenance des cahiers du travail et autres documents personnels à des sociétés d’externalisation. Responsabilités des responsables RH:

  • créer un horaire de travail, la documentation comptable relative aux vacances;
  • rédiger des documents de protection du travail (requis pour les organes de l’Etat);
  • préparer et rédiger des commandes;
  • paie et contrôle des primes.

Ressources humaines

Le service de dotation est effectué lorsque toute la comptabilité et tous les apurement sont effectués uniquement par du personnel embauché du service des ressources humaines. Ce mode de paperasse est pertinent pour les entreprises et les entreprises avec un personnel de 20 à 30 personnes. Les normes des États exigent le strict respect de la forme de toutes les ordonnances et autres exigences, sinon une entité juridique peut recevoir une amende. Dans le secteur des services, où jusqu’à 30 personnes sont enregistrées auprès d’une même entité juridique, il est plus rentable d’avoir recours aux services d’entreprises d’externalisation.

Attirer les spécialistes des sociétés d’externalisation RH

Attirer des spécialistes d’une entreprise d’impartition pour les ressources humaines permettra d’économiser de l’argent et de réduire le nombre total d’employés. Des experts indépendants réalisent l’intégralité des travaux nécessaires à la préparation des commandes, des plannings. Ils tiennent un journal spécial et règlent le travail de chaque spécialiste de l’entreprise. L’externalisation de la gestion du personnel est marquée par le fait que l’entité juridique ne dispose pas de son propre service du personnel, et confie cette tâche à une équipe distincte pour une rémunération modérée.

Comptabilité du personnel à partir de zéro étape par étape

Pour conserver les dossiers des documents du service du personnel, du matériel de bureau et un bureau sont nécessaires. Il est important d’avoir un coffre fort. L’ordonnance devrait nommer le chef du système de gestion des documents. Après cela, des actes internes se forment. Pour chaque employé de l’entreprise, il est nécessaire d’avoir un dossier séparé où son classeur sera stocké. La paperasse du personnel nécessite la conservation de cette documentation pendant toute la durée du poste de spécialiste. Tout au long des activités du département, les informations sont enregistrées dans les livres, les commandes sont établies.

Exigences RH

La gestion des RH est un processus relativement complexe qui nécessite certaines compétences théoriques et pratiques. Le cadre réglementaire de ce poste contient une liste de conditions dans lesquelles un spécialiste peut occuper ce poste. Les établissements d’enseignement ne distinguent pas un profil distinct, comme la gestion des dossiers du personnel. Pour les activités dans le département des ressources humaines sont des gestionnaires appropriés, des administrateurs. Les employeurs sont donc des personnes nommées ayant une formation juridique, pour la protection des informations ou pour la gestion des documents.

Droits et obligations de l’officier du personnel

La première obligation de ces fonctionnaires est de connaître le cadre juridique, de se conformer aux règles comptables établies. Au-dessus ont été mentionnés des articles, des lois fédérales qui devraient être suivies lors de la gestion des dossiers du personnel. L’officier du personnel a le droit de recevoir des informations des employés, de consulter les dossiers personnels, de consulter le livre comptable (salaire). L’autorité des spécialistes dans ce domaine comprend la signature de signatures, la collaboration avec les employeurs pour améliorer les performances du personnel.

Administration RH

Aujourd’hui, la gestion des dossiers du personnel se fait à la fois par écrit et en format numérique. La documentation est signée personnellement par les employés autorisés. Pour maintenir la documentation, des normes d’état sont utilisées qui unifient tous les modèles et formulaires. Il est nécessaire de prendre en compte les normes de GOST R 6.30-2003 et GOST R 7.0.8-2013. Les papiers importants sont stockés dans des dossiers spéciaux ou des coffres-forts métalliques. En fonction de la portée et de l’échelle de l’entreprise, les spécialistes doivent se conformer à différentes exigences concernant la fréquence des rapports.

Fille travaille avec une table

Recherche et enregistrement du personnel

Au départ, avant d’inscrire des employés, vous devez trouver du personnel spécialisé qui répondrait à des critères stricts (ils devraient être liés aux spécificités du travail). Pour ce faire, utilisez des bureaux spécialisés, des agences, des sites de recherche d’emploi, des bourses du travail ou des annonces privées dans les journaux, dans les médias, sur les sites. Après cela, les documents obligatoires du personnel sont établis, l’exécution est effectuée, un contrat de travail ou un contrat est signé.

Étapes d’embauche

Les procédures d’inscription des personnes à un poste commencent par la saisie des données sur le demandeur d’emploi dans un journal spécial. La feuille de temps enregistre des informations sur l’expérience, l’expérience de travail, les postes précédemment occupés. Après approbation, une ordonnance est rendue pour nommer une personne à un poste particulier. La dernière étape est la formation d’un dossier personnel, la compilation des affaires dans l’entreprise, le département. Le contrat énonce des informations sur les fonctions, sur le salaire au poste.

Cartes personnelles et constitution du dossier personnel de l’employé

Les types de documents personnels comprennent la carte personnelle d’un employé. Il contient toutes les informations concernant l’état civil, le nom complet, une photo y est également collée et la date de naissance est enregistrée. Tout cela est fait par les employeurs afin de constituer un ensemble de données sur chaque membre du personnel de l’entreprise. Conformément à la loi, ces données ne peuvent être transmises à des tiers. Des dossiers, des armoires ou même des coffres-forts métalliques sont utilisés pour gérer les dossiers personnels (selon le niveau d’équipement du bureau de l’entreprise).

Magazines RH

Les produits imprimés sur papier aident à systématiser les rapports et à simplifier le flux de travail. La documentation sous forme de journaux de paperasse comprend les types suivants:

  • sur le contrôle des documents, papiers remis à l’entreprise ou à l’entreprise;
  • sur la maîtrise du temps, les périodes de déplacements professionnels;
  • contrôler toutes les notes, déclarations;
  • registres des registres du travail.

Tenir des livres de travail

La tenue de dossiers personnels oblige les spécialistes à tenir des registres du cahier de travail. Tous les dossiers sont conservés si la personne de l’entreprise est officiellement enregistrée. Un employé reçoit un cahier de travail en cas de licenciement. Cette documentation enregistre tous les changements concernant le poste, les récompenses. La formation à l’administration des RH à partir de zéro comprend des points obligatoires sur l’exactitude de l’enregistrement des cahiers de travail. Toutes les erreurs sont corrigées par les membres du personnel. S’ils sont trouvés, des spécialistes peuvent être accusés de violation administrative.

Systématisation et stockage des documents

Des normes législatives distinctes ont été créées pour l’audit et le stockage des documents. Il est important de mentionner l’article 17 de la loi fédérale sur l’archivage. Il précise la nécessité pour la direction des sociétés et des entreprises de veiller à la conservation de la documentation archivistique pendant la période prévue. La période de stockage est prescrite par la loi et est conforme aux normes de l’État. Pour garantir l’intégrité de la documentation papier, des coffres-forts réfractaires métalliques, des armoires sont utilisés.

Si nécessaire, les données des documents sont transmises au Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Automatisation, la numérisation de la circulation du papier est l’une des principales directions pour optimiser le processus de gestion du travail de l’État. Aujourd’hui, la plupart des rapports ne sont pas sous forme papier. Cela ne libère pas les devoirs des chefs d’entreprise, des responsables de la conservation des archives pendant un, trois, cinq ans ou plus..

Documents dans des dossiers

Dossiers électroniques du personnel

Lors de l’utilisation des dossiers personnels du personnel, il est important de respecter les conditions de sécurité des documents et de réduire l’accès aux archives en vertu de la loi sur la protection des données personnelles. La tenue de dossiers électroniques présente plusieurs avantages:

  1. accès rapide aux documents;
  2. protection par mot de passe des fichiers;
  3. pas besoin d’acheter un coffre-fort pour économiser du papier;
  4. gain de place dans un immeuble de bureaux – 10 000 documents ou plus peuvent être stockés sur un disque dur;
  5. gain de temps – signe, vous pouvez trouver n’importe quel document en 1 à 2 minutes dans les archives du disque dur de votre ordinateur.
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